Excel'de Power Query ile dosya birleştirme nedir, nasıl yapılır?

Dosya birleştirme neden bir sorgu işi olmalıdır?

Power Query ile klasörden dosya birleştirme, aynı yapıyı kullanan çok sayıda dosyanın kayıtlarını tek tabloya toplar. Her ay gelen şube satış dosyalarını elle alt alta yapıştırmak yerine, birleştirme ve temizleme adımlarını tanımlarsınız. Sonraki dönemde sorguyu yenilersiniz. Böylece işlem tekrarlanabilir; hangi dosyanın rapora girdiğini ve hangi dönüşümlerin uygulandığını denetleyebilirsiniz.

Buradaki amaç satırları alta eklemektir. Müşteri koduna göre iki ayrı tablonun sütunlarını yan yana getirmek, sorgu birleştirme yani merge işlemidir. Klasördeki aylık satış dosyaları ise aynı anlamlı sütunları taşıyan bir kayıt kümesi oluşturur. İki işlemi karıştırmak satırların eksilmesine veya beklenmedik çoğalmasına yol açabilir.

Dosya ve şema ön koşulları

Çalışma kopyaları için ayrı bir SatisGirdileri klasörü oluşturun. Nihai rapor dosyasını bu klasöre kaydetmeyin; aksi halde rapor kendi kaynağına dahil olabilir. Excel'in ~$ ile başlayan geçici dosyalarını ve ilgisiz belgeleri dışarıda bırakın. Alt klasörlerden gelen kayıtların da kapsamda olup olmadığını inceleyin.

Örnek dosyalar aşağıdaki sütunları taşısın. Her dosyada Tarih, Şube, SiparişNo ve Tutar başlıkları olsun. Sütun sırası değişebilse de ad ve anlam tutarlılığı gereklidir. Excel dosyalarında aynı tablo nesnesini kullanmak, açıklama satırlarıyla dolu sayfalardan daha sağlam bir kaynak oluşturur.

Eylül dosyası 1000, 800 ve 600; ekim dosyası 1200 ve 600 tutarlı kayıtlar içersin. Birleştirme sonrası beklenen sonuç beş veri satırı ve 4200 toplamdır. Başlık satırları veri sayısına dahil edilmez. Sipariş numaralarını metin olarak değerlendirin; baştaki sıfırlar kaybolmasın.

Klasörden bağlantıyı kurun

1. Microsoft Excel masaüstünde Veri, Veri Al, Dosyadan, Klasörden yolunu açın. Menü adları sürüme göre farklılaşabilir.
2. Kaynak klasörü seçin. Listeye gelen dosya adı, uzantı ve klasör yolu alanlarını inceleyin.
3. Birleştirmeden önce Verileri Dönüştür seçeneğini kullanın. Dosya listesini filtreleyerek yalnız hedef CSV dosyalarını ve gereken klasör yolunu bırakın.
4. Binary içerik sütununu seçip Dosyaları Birleştir komutunu açın. Örnek dosya olarak şeması doğru olan bir dosyayı seçin.
5. CSV önizlemesinde dosya kökeni ve ayırıcıyı kontrol edin. Türkçe ondalık virgül kullanılan dosyalarda noktalı virgül ayracı olasıdır; dosyanın gerçek içeriğine göre karar verin.
6. Birleştirme sonucunda oluşturulan adımları gözden geçirin. Başlık yükseltme, sütun seçimi ve veri türü dönüşümlerini doğru aşamaya yerleştirin.
7. Nihai sorguyu yeni bir çalışma sayfasına tablo olarak yükleyin. Kaynak dosya adını izleme amacıyla tutun.

Power Query, örnek dosyayı dönüştüren yardımcı sorgular üretir. Örnek dönüşümde yapılan düzenleme diğer dosyalara uygulanır. Bu nedenle tek dosyada tesadüfen çalışan bir adım bütün klasör için doğru olmayabilir. Başlıklardan önce sabit üç satır silmek, diğer dosyanın açıklama alanı farklıysa gerçek kayıt kaybına neden olabilir.

Türleri ve sonucu doğrulayın

Birleştirilmiş tabloda tarihi tarih, tutarı sayı, SiparişNo alanını metin yapın. Yerel ayarla tür değiştirme seçeneğinde kaynağın sayı ve tarih kültürünü belirtin. 1.200,50 biçimindeki tutarı İngilizce kültürle yanlış yorumlamak, karakter sorunu olmasa bile toplamı bozabilir.

Örnek çıktıda satır sayısını beş, tutar toplamını 4200 olarak kontrol edin. Dosya adına göre gruplayarak eylül ve ekim toplamlarını ayrıca karşılaştırın. Böylece yanlış dosyanın eklenmesi, başlığın veri olarak kalması ve tek bir dosyanın eksik olması daha kolay görünür.

Klasöre 900 tutarlı bir kasım kaydı ekleyip yenileyin. Beklenen çıktı altı satır ve 5100 toplamdır. Sonuç değişmiyorsa önce dosyanın doğru klasörde olduğunu, ardından dosya filtresinin yeni adı dışlamadığını kontrol edin. Yenileme başarılı mesajı, verinin iş kuralına uygun olduğunu tek başına kanıtlamaz.

Hataları sessizce atlamayın

Dosyaları Birleştir penceresindeki hatalı dosyaları atlama seçeneğini bilinçsizce açmayın. Raporda eksilen dosyalar ayrıca listelenmiyorsa görünürde düzgün bir sonuç üretirken kayıt kaybedebilirsiniz. Hata kayıtlarını ayrı sorguda tutup dosya adı ve hata aşamasıyla incelemek daha denetlenebilir bir çözümdür.

Yeni dosyada Tutar başlığının SatışTutarı olması şema değişikliğidir. Yeni sütunu otomatik kabul etmeden anlamını doğrulayın. Birden fazla tablo içeren Excel dosyasında doğru tablo adı seçilmelidir. Aynı sipariş birden çok dosyada varsa birleştirme onu tekilleştirmez; tekrarlı anahtar denetimini iş kuralına göre ayrıca kurun.

Sürüm ve site uyumluluğu

Klasör bağlayıcısı ve Power Query düzenleme seçenekleri Microsoft Excel sürümü ile platforma bağlıdır. Resmi klasör birleştirme kaynağı Microsoft 365, Excel 2024, 2021, 2019 ve 2016 kapsamını belirtir; başka platformda aynı menüyü varsaymayın.

Excel Online adlı sitemizde Power Query motoru veya klasör sorgusu yoktur. CSV ve XLSX içe aktarımı, Microsoft Excel'deki yenilenebilir sorguyla aynı işlem değildir. Power Query sonucunu Excel'de hazırlayıp sade tablo olarak sitede açabilirsiniz; sonraki kaynak dosyalar için sorguyu Microsoft Excel'de yenilemeniz gerekir.