Excel'de özel sayı biçimi oluşturma nedir, nasıl yapılır?

Özel sayı biçimi hesabı değiştirmez

Özel sayı biçimi, hücredeki değerin nasıl görüneceğini belirleyen Excel kodudur. Bir ağırlığı iki ondalıkla ve yanında “kg” etiketiyle gösterebilir, negatifleri paranteze alabilir, sıfır yerine kısa bir çizgi kullanabilirsiniz. Hücre yine sayısal değer taşır; etiketi değerin içine metin olarak yazmanız gerekmez.

Bu ayrım hesap bütünlüğü için önemlidir. 12,5 kg metnini hücreye yazmak ile 12,5 sayısına kg gösterimi uygulamak aynı değildir. İlk değer toplama ve karşılaştırmada sorun çıkarabilir. İkinci değerin görüntüsü birimli olsa da ham sayı hesaplara katılır. Görünümde yuvarlanan değer, saklanan hassasiyeti değiştirmez.

Dört bölümün görevini anlayın

Bir özel biçim en fazla dört bölüm kullanabilir. Bölümler noktalı virgülle ayrılır ve sırasıyla pozitif sayı, negatif sayı, sıfır ve metin değerlerini yönetir. Bir veya iki bölüm yazıldığında bölüm kullanım kuralları değişir; bu yüzden örneğin bütün bölümlerini açık yazmak denetimi kolaylaştırır.

A1:A4 alanında sırasıyla 12,345; -2,5; 0 ve “Kontrol” değerleri olsun. Türkçe ondalık virgül kullanan bir Excel kurulumunda aşağıdaki biçimi deneyin. İngilizce ondalık nokta kullanan kurulum için ikinci kodu kullanın. Bölgesel ayara göre görünen biçim kodlarını önizlemede doğrulayın.

0,00 "kg";(0,00) "kg";"-";@

0.00 "kg";(0.00) "kg";"-";@

Beklenen Türkçe görüntüler 12,35 kg, (2,50) kg, - ve Kontrol şeklindedir. Metin bölümündeki @, mevcut metnin gösterilmesini sağlar. Çift tırnak içindeki kg veya çizgi, biçimin yazdıracağı sabit metindir. Noktalı virgül burada işlev bağımsız değişken ayracı değil, biçim bölüm sınırıdır.

Biçimi adım adım uygulayın

1. A1:A4 aralığını seçin. Saklanan değerlerin iki sayı, bir sıfır ve bir metin olduğunu doğrulayın.
2. Hücreleri Biçimlendir penceresini açın; Windows'ta Ctrl+1 yaygın kısayoldur.
3. Sayı sekmesinde Özel kategorisine geçin. Mevcut biçimi not edin; gerektiğinde önceki gösterime dönebileceksiniz.
4. Tür alanına kullandığınız bölgesel ayara uygun kodu yazın. Önizlemede ilk sayının beklenen biçimde göründüğünü kontrol edin.
5. Biçimi onaylayın ve dört hücreyi tek tek karşılaştırın. İlk sayının doğru görünmesi diğer bölümlerin de doğru olduğunu kanıtlamaz.
6. Ayrı bir hücrede A1+A2 hesabını yapın. Sonuç 9,845 olmalıdır; görünürdeki 12,35 ve -2,50 değerlerini toplayarak 9,85 elde ettiğiniz için hesabın değiştiğini sanmayın.

Sonuç hücresini Genel biçime alarak gerçek değeri görünür hale getirin. İş gereği iki ondalıkla hesaplama yapılacaksa bunun için ayrıca yuvarlama kararı gerekir. Yalnız sayı biçimine güvenmek, toplam satırında ekranda görünen satırların toplamından farklı küçük sonuçlar doğurabilir.

Yer tutucular ve kimlik alanları

0 yer tutucusu, yeterli basamak bulunmadığında sıfır gösterir. # ise gereksiz sıfırları göstermeyen bir yer tutucudur. ? bazı basamak konumlarında boşluk sağlayarak hizalamaya yardımcı olur. Bu sembolleri kaynak veriyi değiştiren komutlar gibi düşünmeyin; görsel düzen kurallarıdır.

Örneğin 23 sayısına 00000 biçimi verirseniz 00023 görünür. Bu, sayıyı metin koduna dönüştürmez. Ürün kimliği sistemler arasında tam bu yazımla taşınacaksa uygun metin türü kullanın. Önceden kaybedilmiş sıfırlar veya 15 haneyi aşan sayılardaki hassasiyet, görüntü biçimiyle geri getirilemez.

Aynı şekilde bin veya milyon ölçeği için kullanılan ayraçlı kodları küçük bir test kümesinde doğrulayın. Etiket “milyon TL” iken değer tam TL ölçeğinde görünüyorsa kullanıcı yanlış büyüklük okuyabilir. Raporun ölçek bilgisini yalnız bir dipnotta değil, ölçünün başlığında da gösterin.

Sınır durumları ve bakım

Sıfırı çizgiyle göstermek, hücreyi boş yapmaz. Filtre, sayım ve diğer hesaplar değeri sıfır olarak değerlendirebilir. Rapordaki çizgiyi “veri yok” anlamında kullanacaksanız gerçek eksik kayıtlarla sıfır arasındaki farkı ayrıca anlatın. Negatif bölümde parantez kullanmak da hücrenin eksi değerini kaldırmaz.

Biçim kodunda hata varsa önce tırnakların kapandığını ve bölüm sayısını kontrol edin. Başka bilgisayarda ondalık veya renk adlarının farklı görünmesi, yerel ayar etkisini düşündürür. Biçimi kritik rapora yaymadan önce pozitif, negatif, sıfır, metin ve büyük değer örneklerini birlikte deneyin.

Biçim aktarımı ve çıktı testi

Başka alana yalnız değerleri yapıştırdığınızda hedefin biçimi geçerli olabilir. Aynı sayının bir hücrede kg, başka hücrede yalın sayı görünmesi bu nedenle normaldir. Biçimleri de kopyalayan yapıştırma ile yalnız değer yapıştırmanın sonuçlarını küçük bir alanda karşılaştırın.

CSV dışa aktarımında çalışma kitabının özel biçim kodunu taşıdığınızı varsaymayın. Hedef uygulamanın gördüğü metin ile Excel'de saklanan ham sayı farklı amaçlara hizmet eder. Hesap yapılacak aktarımda birim bilgisini ayrı sütunda ve tutarlı sayısal türde taşımak daha açık bir sözleşme sağlar.

PDF gibi görünümü taşıyan çıktıda ise etiket ve parantez okunurluğunu kontrol edin. Dar sütunda kesilen kg etiketi değeri birimsiz bırakabilir. Bütün raporu yaymadan önce aynı dört test değerini hem ekran hem çıktı üzerinde inceleyin.

Platform ve site kapsamı

Bu rehber Microsoft Excel'in özel biçim kodu düzenleyicisini anlatır. Resmi doküman, bölgesel ayarların ondalık ve binlik gösterimini etkileyebileceğini belirtir; kodun aynı görünümünü her ortamda varsaymayın.

Excel Online adlı sitemizde sayı, para ve yüzde gibi biçimlendirme seçenekleri bulunur. Kullanıcının serbestçe dört bölümlü özel sayı biçimi oluşturduğu masaüstü düzenleyici uygulanmış değildir. İçe aktarılan stil metadatasının görünmesi, aynı kodun site içinde eksiksiz düzenlenebildiği anlamına gelmez. Bu kodları siteye ait bir giriş özelliği gibi anlatmayın.